保障部规章制度
后勤保障项目采购工作实施细则（试行）
第一章 总则
第一条 为进一步规范后勤保障项目采购工作，管控采购风险，提高采购效率，保证后勤保障、日常维修与应急抢修需要，根据《安徽科技学院采购管理暂行办法》《安徽科技学院预算单位自行采购办法》《安徽科技学院财务预算经费使用管理规定》《安徽科技学院关于印发内部审计工作规定（修订）》等文件要求，结合学校实际，制定本细则。
第二条 后勤保障项目采购范围
（一）物业、食堂、浴室、直饮水与开水、自助洗衣机、自助电吹风机、自助充电桩等第三方服务项目采购；
（二）小型及零星维修项目采购；
（三）电梯、空调、智能供电等维保项目采购；
（四）维修、绿化和其它后勤保障货物采购；
（五）水、电、燃气、防雷检测、垃圾转运、医保网络费等每年固定的政府及相关部门定价项目采购；
（六）救护车、供电车等专项服务采购；
（七）应急处置的维修工程、货物、服务等采购。
第三条 后勤保障项目采购原则
（一）保证后勤保障实际需要，保障校园正常秩序和安全稳定；
（二）保证后勤保障项目采购效益和效率，缩短程序性采购环节时间，节约学校经费；
（三）保证后勤保障项目采购合法合规，公开透明、公平竞争、公正诚信，防范采购风险；
（四）保证应急处置采购需求，做到特事特办、急事急办。
第二章 采购组织及职责
第四条 后勤保障项目采购组织的层次
（一）5万元以上及第三方服务采购项目由国有资产管理处组织采购；
（二）5万元以下及其它后勤保障采购项目由后勤保障部组织自行采购。
第五条 后勤保障部采购人员包括后勤保障部管理人员、技术人员、监管人员和其他正式职工，涉及其它单位（部门）的采购项目吸收其管理人员、技术人员参加。
第六条 后勤保障部组织采购项目的采购人员主要职责
（一）学习并了解国家采购工作法律法规和学校相关规章制度；
（二）开展采购需求必要性和可行性论证，编制采购需求；
（三）提出和审核采购计划、项目预算和立项申请；
（四）编制和审核采购方案、采购文件、工程量清单和最高限价文件、报价单、采购公告、中标公告、采购合同等采购全过程的相关文件；
（五）负责确定相关后勤保障项目设计单位、工程量清单和最高限价编制单位、工程监理单位；
（六）组织5万元以下采购项目具体采购与评审工作；
（七）负责采购合同签订和采购项目实施全过程管理；
（八）组织采购项目验收、报送审计、固定资产登记、支付；
（九）负责履约保证金、质量保证金、保函等管理；
（十）负责项目质保期和保修期管理；
（十一）负责采购项目档案资料管理；
第七条 职责分工
（一）根据后勤保障部工作分工和内设机构职责范围，由后勤保障部分管领导和内设机构负责人按职责分工负责组织相关领域采购项目论证、编写采购需求、申报采购计划和预算、申请立项、编制采购方案，参与图纸、工程量清单和最高限价编制与审核，审签采购合同，参与项目实施及质保期、保修期管理，固定资产登记，支付审核等工作；
（二）后勤保障部综合办公室负责后勤保障项目采购具体工作，综合办公室配备1名专职采购工作人员，负责综合办公室采购项目的全过程事务管理、材料审核、档案管理、合同管理和支付管理；各内设科室组织采购的项目负责该项目全过程具体事务管理、材料审核、档案管理、合同管理和支付相关工作等；
（三）2万元至5万元以下的采购项目，申请自行采购程序获批后，由后勤保障部通过竞争性谈判、挂网询价或市场询价等方式组织采购，其中工程项目采购由基建维修中心负责组织采购；采购人员一般由3人组成采购小组，较复杂项目由3人以上的单数组成，其中后勤保障部班子成员不少于1人；涉及其它单位（部门）采购项目采购小组中至少1人为该单位（部门）正式职工。3000元至2万元以下的采购项目，由相关内设科室履行申请审批程序后由综合办公室组织采购人员3人组成采购小组（其中1人为综合办公室人员）通过询价等方式以最低价优先原则组织采购，其中工程项目采购由基建维修中心负责组织采购。3000元以下的采购项目，由相关内设科室履行申请审批程序后组织采购人员3人组成采购小组（其中1人为综合办公室人员）按质优价廉要求直接到市场进行采购；
（四）后勤保障部综合办公室安排1名工作人员兼职采购公告、中标公告等挂网和国有资产登记管理工作；
（五）3000元及以上的后勤保障采购项目款项、履约保证金、质量保证金由综合办公室或基建维修中心安排专人负责报账支付工作；3000元以下后勤保障采购项目由各内设机构负责报账支付工作。
第三章 采购需求编制
第八条 2万元以上的采购项目需要编制采购需求或采购方案，由后勤保障部分管领导组织相关内设机构负责人或相关使用单位（部门）负责人编制采购需求。
第九条 采购需求应包括项目名称、项目类别、项目单位、项目预算、资金性质、项目期限、质保期限、标段划分、投标人资格、采购具体内容、计划工期、付款方式（包含履约保证金、质量保证金支付与退还等约定）、采购方式、评审办法、项目联系人及联系方式等。
第十条 基建维修类项目由基建维修中心具体组织，提出维修申请的相关单位（部门）填写维修详细需求。基建维修中心负责人和后勤分管领导要实地查看现场，细化采购需求，对维修的必要性、可行性进行把控，必要时报后勤保障部集体研究和学玩滚球的十大平台确定，防止过度装修、豪华装修，务求基建维修需求实用、安全、美观、大方、节约。
第十一条 第三方服务项目采购需求分领域编制。物业服务由物业服务监管中心组织编制，食堂托管服务由饮食服务监管中心组织编制，学生公寓浴室服务、直饮水与开水服务、自助洗衣机服务、自助电吹风机服务等由学生公寓管理服务中心组织编制，自助充电桩服务等由水电管理与节能中心组织编制。编制第三方服务项目采购需求要在总结前期同类项目运管监管工作的基础上，充分吸收兄弟高校同类服务项目的经验，多渠道听取服务对象的意见，保证服务项目的先进性、安全性，切实保障学校和师生的利益。
第十二条 维保服务项目采购需求分领域编制。电梯维保采购需求由物业服务监管中心组织编制；空调维保服务采购需求由物业服务监管中心和学生公寓管理服务中心共同组织编制；智能供电维保服务由水电管理与节能中心与学生公寓管理服务中心共同组织编制。维保服务尽可能做到全包，大小配件和整机全部由维保单位维修保养，原系统所有硬件和软件全部包括到维保范围中，合理限定报修反应时间和修复时间。如不能全包的维保项目，所需要配件必须规定可由学校通过其它渠道采购，由维保单位免费安装和调试。
第十三条 维修、绿化、保障等货物采购需求，按各内设机构在职责范围组织编制，要求参数要具体、明确，有品牌的原则上推荐三个以上品牌。
第十四条 水、电、燃气、防雷检测、垃圾转运、医保网络费等政府及相关部门定价项目采购需求，按各相关内设机构职责范围组织编制。
第十五条 救护车服务由校医院配合大型活动举办单位提出需求采购；供电车应急供电服务由水电管理与节能中心配合大型活动举办单位提出需求采购。
第十六条 因水电供应故障、抢险救灾、重要活动应急保障等应急处置的采购需求，由后勤保障部负责人按学校相关应急预案和校园安全稳定的要求，会同相关部门和内设机构负责人，现场会商提出采购需求。
第四章 采购预算和立项
第十七条 每年秋季学期汇总下一年度校内各单位（部门）、各内设科室的后勤保障项目采购需求，组织基建维修、后勤保障货物、第三方服务等各类后勤保障项目需求调研，编制预算计划，汇总下一年度全部后勤保障货物、工程和服务类采购项目、经费预算和相关论证材料等，按照财务处的要求申报预算。
第十八条 后勤保障部或使用单位按学校相关规定， 通过询价或谈判等形式选择工程设计单位和工程量清单、最高限价编制单位，进行工程设计、工程量清单和最高限价编制。基建维修中心组织使用单位和相关专家对工程设计图纸、工程量清单和最高限价文件进行审核，后勤保障部分管领导进行复审，并申报预算。
第十九条 后勤保障部综合办公室组织各内设机构编制的下一年度货物采购计划、汇总和审核每年固定采购项目和维保采购项目，后勤保障部分管领导进行复审，并申报预算。
第二十条 由基建维修中心或相应内设科室会同使用单位，参照国有资产管理处规定的格式编制5万元及以上、第三方服务采购项目采购方案，合理确定采购招标方式和评价方法，报国有资产管理处审核后，按规定流程上报学校研究立项。
第二十一条 2万元至5万元以下的采购项目按学校自行采购流程申报审核立项。5000元至2万元以下采购项目由相关科室以报告形式由后勤保障部审批立项。
第二十二条 5000元以下项目由各内设机构按工程、货物、服务分类填写审批表（见附件），由内设机构、后勤分管领导、后勤主要领导分别审批后立项。
第二十三条 2万元以下后勤保障维修项目采购项目使用年度零星维修经费。2万元以上后勤保障采购项目力争进行整合成为较大项目申报年度专项预算经费。每年固定支出的后勤保障项目均应申报年度预算，不应在年度零星维修经费中列支。
第五章 采购组织管理
第二十四条 5万元及以上、第三方服务采购项目通过学校立项后，报国有资产管理处组织采购及采购全过程管理。
第二十五条 5000元至5万元采购项目，原则上在后勤保障部网站挂网，发布采购公告及中标信息；由后勤保障部负责人、内设科室负责人和使用单位相关人员组成竞争性谈判或询价专家小组进行审核、评价，一般均按有效最低价方法确定1家中标供应商；中标信息在后勤保障部网站公告1天，投诉期限7天，如有设诉按学校相关规定处理；公示结束后，立即审签采购合同，综合办公室安排专人督促中标供应商交纳履约保金、质量保证金、清单和最高限价编制费等；时间要求紧的维修项目，在审签合同的同时，与成交供应商协商一致且在不产生纠纷的情况下同步组织施工、服务或供货，最大限度减少待维修项目的施工对师生教学、科研、生活的影响时间。
第二十六条 3000元以下采购项目由相关内设科室组织，综合办公室安排1人参加，组织3人采购工作组现场询价或谈判，确定供应商或自然人后立即组织施工、服务或供货。
第二十七条 应急处置后勤保障项目，由后勤保障部负责人组织相关内部机构、相关单位人员，进行现场询价或谈判，现场确定供应商报分管领导同意后，立即组织施工、服务或供货，同步按现场询价或谈判结果形成应急采购过程材料，及时审签应急采购合同。
第二十八条 采购评价小组一般由不同内设机构3人或3人以上单数人员组成。
第二十九条 采用竞争性谈判方式的自行采购项目，根据第二章第七条由后勤保障部或相关科室组织3人及以上的单数组成采购小组，从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于3家的供应商参加谈判；竞争性谈判采用2次报价，经过谈判后所有参加谈判的供应商在规定时间内进行第2次报价；按有效最低价原则确定成交供应商，并进行公示。
第三十条 采用询价方式的自行采购项目，根据第二章第七条由后勤保障部或相关科室组织3人及以上的单数组成采购小组，根据采购需求，从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商，现场一次报出不得更改的价格，按有效最低价原则确定成交供应商，并进行公示。
第三十一条 采购项目过程中投标报价材料不符招标要求，应作为废标处理。供应商数量不符要求，应公示后重新采购。
第三十二条 采购活动应进行现场记录，包括采购项目名称、采购日期、项目预算、采购方式、参加供应商名单及报价、中标供应商及报价、废标原因、采购小组人员签名等。
第三十三条 采购过程材料及汇总信息整理存档，以备查询和接受审计监督。
第六章 采购合同
第三十四条 基建维修采购合同由基建维修中心起草和编制；货物集中采购合同由综合办公室编制；第三方服务采购合同由对应内设科室起草和编制；水、电、燃气、防雷检测、垃圾转运、医保网络费等每年固定价格项目有政府及相关部门格式合同执行格式合同。采购合同由后勤保障部负责人按分管领域进行合同初核，之后按学校合同审核流程逐层审核。
第三十五条 采购合同管理按各内设科室职责分工和对应的管理领域确定合同监管单位。基建维修类合同由基建维修中心监管；学生公寓内各类服务合同由学生公寓管理服务中心监管；物业服务合同由物业服务中心负责监管，学生公寓管理服务中心配合监管学生公寓物业服务；货物供应合同由综合办公室负责监管，货物使用单位配合合同监管。
第三十六条 5000元以下工程、服务或货物直接按询价报价单或谈判结果，由对应内设科室按要求督促供应。
第三十七条 国有资产管理组织采购的项目成交合同，由国有资产管理处送学校综合档案室存档。其它各类后勤保障项目合同包括合同附件由综合办公室存档，存档时间不少于8年。
第七章 履约保证金与质量保证金管理
第三十八条 5万元以下采购项目不收取履约保证金；5万元以上的采购项目的履约保证金缴纳按照国有资产管理处相关规定执行。
第三十九条 2万以下采购项目不收取质保金。2万以上采购项目收取质量保证金。质量保证金在合同款支付前收取。质保期结束经成交供应商申请无异议后7个工作日内一次性退还。
第四十条 采购项目中标方应及时缴纳履约保证金和质量保证金，缴纳记录或截图由后勤保障部安排专人保留、存档。
第四十一条 履约保证金收取标准参照《安徽省财政厅关于进一步优化政府采购营商环境的通知》（皖财购〔2022〕556号），采购项目最高缴纳履约保证金、质量保证金比例均不超过合同总金额的2.5%。
第四十二条 采购项目的履约保证金与质保金管理由后勤保障部各相关科室安排专人管理，包括履约保证金的缴纳登记、质保期管理、质保金的收取与退还管理等。基建维修中心负责工程类项目质保期和保修期管理，各内设科室负责职责范围内的其它采购项目质保期和保修期管理。因质保缺陷导致的质保金到期应退未退等情况应及时报告后勤保障部主要领导，并按合同约定进行处理。
第八章 履约验收与支付
第四十三条 收到成交供应商提交验收申请3至5个工作日内组织履约验收。部分绿化类或BOT服务类项目待达到绿化养护效果或试用效果后组织验收。服务类项目根据项目合同按月或按年定期进行履约情况考核。
第四十四条 验收由对应内设科室组织，后勤保障部综合办公室协调，相关使用单位参加，组织3人及以上的单数人员组成验收组。5000元以下项目验收由对应内部科室负责人为验收组组长，5000元以上由后勤保障部负责人为验收组组长。采购组与验收组成员不得完全相同。
第四十五条 验收完成后按学校固定资产管理相关规定，在本单位资产管理员的指导下由资产使用单位和使用人进行资产登记。
第四十六条 5000元及以上工程类项目验收后，由基建维修中心会同成交供应商及时整理工程材料报审计处进行项目审计。
第四十七条 按项目合同约定，由相关内设科室或综合办公室及时支付合同款，其中5000元及以上工程类项目按审定金额支付合同款。
第四十八条 发生质量保修事项时，及时通知成交供应商并保留维修过程相关材料。如成交供应商接通知后不履行保修责任，按采购项目合同扣除相应的质保金或处罚相应的违约金。质保期结束，经成交供应商申请，及时退还质保金。
第四十九条 物资（货物）采购项目验收合格后，由物资（货物）使用科室负责材料的入库、出库、使用管理，并建立物资（货物）使用工作台账。
第九章 争议处理
第五十条 后勤保障部负责的5万元以下后勤保障采购项目的质疑提出与答复、投拆提起与处理等争议处理工作。争议处理要按照项目采购文件中明确的内容提出和答复，并按学校相关管理制度执行。
第十章 采购工作责任
第五十一条 后勤保障部组织的后勤保障采购工作接受上级主管部门、学校纪检、国有资产管理处、审计处等部门的监督和检查。对采购活动中的违法违规违纪行为，学校根据国家有关法律法规追究直接责任人和有关领导的责任，视情节轻重给予党纪政纪处分，触犯刑律的移交司法机关处理。
第五十二条 学校任何单位（部门）和个人不得以任何方式非法干预和影响采购过程和结果。
第五十三条 后勤保障部及各内设机构、相关使用单位依职责承担后勤保障项目采购过程中的需求论证、预算申报、立项、需求编制与审核，招标采购全过程的文件编制、公告、记录、统计、材料汇总与存档，验收、资产登记、审计、质保期与保修期管理、支付等相应环节主体责任。
第五十四条 后勤保障部组织的后勤保障采购工作必须遵守法律法规和政策，严禁把采购项目化整为零规避招标；严禁未经招标或集体研究确定供应商；严禁明招暗定，违规操作。
第五十五条 参与采购人员要严格遵守各项廉洁规定，严格执行回避制度，要严格遵守保密纪律，严格以任何方式向供应商或他人泄露应当保密的、与采购项目有关的信息和资料，不得与供应商串通恶意限制或屏蔽其他潜在投标人或产品，不得有恶意串通控制产品价格等行为。
第五十六条 后勤保障部组织的后勤保障采购项目供应商如有违反法律法规和采购管理规定的行为，列入不良行为记录名单，在三年内不得参与后勤保障采购项目，给学校利益造成损害的，承担相应赔偿责任；涉嫌犯罪的，报司法机关依法追究法律责任：
（一）提供虚假材料，骗取中标资格的；
（二）采用不正当手段诋毁、排挤其他供应商的；
（三）与采购人、其他供应商恶意串通的；
（四）向采购人行贿或提供其他不正当利益的；
（五）中标后无正当理由不与学校签订合同的；
（六）擅自变更、中止或者终止采购合同的；
（七）扰乱采购工作秩序造成不良影响的；
（八）其他违反学校采购管理规定行为的。
供应商有前款第（一）至（四）项情形的，中标、成交无效。
第十一章 附则
第五十七条 后勤保障项目采购注意事项：
1、采购需求、评分标准等采购过程文件不能有错误字、质保期年限等前后文字描述应一致；
2、5000元以下工程类项目以审批表形式申请立项；5000元至2万元以下工程类项目采购应以报告形式申请立项；2万元至5万元以下工程类项目采购以报告+自行采购审批流程单申请立项；5万元及以上工程类项目以报告+公务事项审批流程单申请立项；5万元及以上无预算项目和40万元及以上项目以报告+校长办公会议审批立项；
3、立项概算（预算）与招标文件概算（预算）应一致；
4、2万元以上工程类项目原则上应有规范的清单及控制价文件；
5、项目评审专家数不能为双数；
6、报价单材料应有法人盖章、报价人签名；
7、工程类招标采购项目应有二次报价；
8、投标人资质审核未通过应按废标处理，不记录其报价；
9、报价时间、评审时间、公示时间等前后顺序应符合招标采购要求；
10、质保金应按规定收取并按规定时间及时退还；
11、报价单中工期与合同中工期应一致；
12、合同和安全生产责任书签字、盖章、日期应完整。
第五十八条 本细则未尽事宜，依据招标采购有关法律法规执行。
第五十九条 如国家相关法律法规及政策或学校相关管理制度调整，依调整的规定执行。
第六十条 后勤保障部其它相关规定与本细则不一致的，依本细则执行。
第六十一条 本细则由后勤保障部负责解释。
第六十二条 本细则自印发之日起执行。